Survivre au télétravail

Voilà que vous retrouvez à adopter le télétravail malgré vous.  Votre quotidien s’en voit chambouler car vous avez l’habitude de travailler au bureau ou encore parce que vos enfants sont aussi à la maison.  Étant une travailleuse mobile depuis près d’une dizaine d’années, j’ai pensé vous donner quelques trucs à mettre en place afin de faciliter cette transition.

La planification sera votre meilleure amie

Dans les prochains jours, on planifie!  Vous devrez vous pencher avec votre équipe sur plusieurs points :

• Comment allez-vous communiquer?
• Quelles sont les priorités du moment?
• Qui sera responsable de quoi?
• Quelles sont les limitations à considérer?

Ceci n’est pas une liste exhaustive mais elle peut déjà vous aider à entamer la discussion.

Les réunions en ligne, ça peut devenir chaotique

Je vous le dis, les rencontres d’équipe par téléphone ou par vidéoconférence, ça peut devenir assez facilement le chaos.  Plusieurs personnes qui veulent parler en même temps, aucune gestion du temps, des sujets trop ouverts…ça peut vite devenir une expérience désagréable.  Voici comment j’aime tenir ces rencontres.

• Avoir un ordre du jour avec les points qui doivent vraiment être discutés en groupe.
• Essayer de se limiter à des sujets informationnels.
• Privilégier les tours de tables plutôt que les discussions ouvertes.
• Soyez clairs dans vos questions.
• Éviter que la rencontre dépasse une heure.

Privilégiez les conversations en un pour un sur une base régulière

Si vous n’êtes pas habitués à travailler de l’extérieur du bureau, mettez déjà à votre horaire des appels quotidiens avec les personnes clés de votre entourage.  Pour les gestionnaires, prenez ne serait-ce que 10-15 minutes pour communiquer avec chacun de vos employés à chaque jour pour commencer.  Avec le temps, vous pourrez espacer ces rencontres.  Gardez en tête que chacun a de nouvelles obligations personnelles et qu’il faut accepter cette réalité.  Employés ou gestionnaires, soyez conciliants.

Y aller au jour le jour, dans l’acceptation

Bien que vous puissiez fixer des objectifs à atteindre sur une longue période, les délais risquent fortement de se voir bousculés.  C’est pourquoi je vous conseille de vous entendre sur des objectifs quotidiens atteignables.  Comme gestionnaire, pourquoi ne pas utiliser un tableau que vous pourrez partager à votre équipe à chaque matin avec les objectifs de chacun pour la journée qui débute.  En fin de journée, demandez aux membres de votre équipe de vous indiquer le travail qui a été effectué et si les objectifs ont été atteints ou non.   Tenez une rencontre à chaque matin où vous partagerez les objectifs et lors duquel vos employés pourront s’exprimer.

Vous pourriez par exemple tenir un tour de table quotidien où chaque employé pourra nommer :

• Une chose qui va bien;
• Un défi;
• Une gratitude.

Soyez prêts à entendre les défis qui peuvent être d’ordre personnel mais qui ont un impact sur le travail.  D’accepter que cela fait partie de la réalité permettra à vos employés de se sentir soutenus.

S’autoriser de la souplesse et faire confiance

Il est certain que la productivité en prendra un coup le temps que chacun s’habitue à ces changements.  Il se pourrait aussi que des parents doivent laisser leur écran le temps de répondre aux besoins de leurs enfants.  C’est normal.  C’est pourquoi il faut à la fois structurer le travail mais aussi accorder de la souplesse au niveau de l’horaire.  Quand les enfants sont en congé, j’essaie de travailler le plus possible avant qu’ils se lèvent.  Ensuite, je profite de chacun des moments où ils sont occupés pour avancer mes dossiers.  Parfois, je dois travailler le soir parce que je n’ai pas pu compléter mes tâches de la journée.  C’est correct, tant que le travail se fait.

Soyez réalistes

Accepter que tout ne va pas à la même vitesse qu’en temps normal sera peut-être un défi pour vous.  La réalité, c’est que pratiquement tout le monde aura à subir ce ralentissement.  Des contrats perdus, des reports ou des délais imposés vous laisseront sûrement un peu de temps libre.  Au lieu de travailler « dans » l’entreprise, pourquoi ne pas en profiter pour travailler « sur » celle-ci?  Préparez les mois à venir, réfléchissez à de nouvelles façons de faire, etc.  Un jour, la situation reviendra à la normale alors vous pouvez déjà vous y préparer.

Bien que ce changement soit brusque pour certains, je suis persuadée qu’il vous permettra de découvrir une façon de travailler qui sera bénéfique à long terme.  Au bout du compte, ce passage obligé sera positif.

Je vous invite à consulter cet article au sujet de la continuité des affaires en moment de crises qui vous propose différents outils qui pourront vous aider dans votre quotidien.